Logo Sekolah

SMKN 2 GORONTALO

Jln. Raden Saleh Kel. LImba U2 Kec. Kota Selatan Kota Gorontalo Provinsi Gorontalo

Program Kerja Tata Usaha
Agustus 25, 2011tinggalkan pesan

TUGAS POKOK TATA USAHA SMK NEGERI 2 GORONTALO

  1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan Bagian serta mempersiapkan penyusunan program kerja tahunan Sekretariat Pelaksana;
  2. Melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi perencanaan kebutuhan/formasi, pemutasian, pemensiunan, dan pengembangan pegawai di lingkungan Kopertis;
  3. Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi perencanaan, pemanfaatan/pembelanjaan, pembukuan pertanggungjawaban anggaran rutin dan pembangunan di lingkungan Kopertis;
  4. Melaksanakan urusan surat menyurat yang meliputi surat masuk, surat keluar, ekspedisi, kearsipan, dan dokumentasi;
  5. Melaksanakan urusan rumah tangga kantor yang meliputi kebersihan, keamanan, ketertiban, dan keindahan di lingkungan Kopertis;
  6. Melaksanakan pengurusan alat tulis kantor dilingkungan kantor Kopertis;
  7. Melaksanakan pengaturan perizinan tamu dan keprotokolan;
  8. Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan upacara;
  9. Mempersiapkan pemberian penerangan.informasi yang menyangkut pelaksanaan tugas Kopertis;
  10. Melaksanakan pelayanan teknis ketatausahaan kepada bagian;
  11. Melaksanakan pengurusan perpustakaan Kopertis;
  12. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian dan menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sekretariat Pelaksana.

Bagian Tata Usaha Terdiri dari :

  • Sub Bagian Kepegawaian
  • Sub Bagian Keuangan
  • Sub Bagian Umums

REPOSISI TATA USAHA SEKOLAH

A. PENDAHULUAN
Kita tidak mungkin lari dari perubahan, karena perubahan akan selalu terjadi, dan orang yang tak mau berubah maka dia akan mati ditelan oleh perubahan itu sendiri.
Lingkungan strategis kita telah berubah baik menyangkut politik, social budaya, maupun ilmu dan teknologi , riilnya adalah  demokratisasi, desentralisasi, tuntutan transparansi, akuntabel, kecepatan pelayanan  dll. Demikian juga dalam bidang pendidikan  mau tidak mau harus mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan tersebut.

Sistim pendidikan disekolah kita  sudah berubah baik menyangkut kurikulum, metode belajar, sumber belajar, sarana belajar dan juga kualitas SDM Guru dan siswa itu sendiri, semua telah berubah.
Apa yang harus berubah di Tata usaha sekolah ? salah satunya adalah system Ketatausahaan sekolah. Perubahan ini menyangkut managemen,  operasional tata usaha, layanan public, pengelolaan data dan juga kebijakan terhadap tata usaha.
Reposisi tata usaha sekolah yang dimaksud adalah  perubahan seluruh komponen tata usaha menyangkut pengetahuan, sikap dan prilaku  dalam melaksanakan tugas agar mampu memenuhi kebutuhan  dan dapat menjadi daya ungkit yang besar bagi peningkatan kualitas pendidikan di SMA Negeri 1 Bobotsari ,  bukan dalam artian reposisi personil TU.
Oleh karena itu  diharapkan  Tata Usaha menjadi komponen sekolah yang  mampu memberi pelayanan administrasi yang cepat, tepat,  berkualitas dan komprehensif

B.    TUGAS POKOK  TATA USAHA SEKOLAH
Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha Sekolah.
Tugas pokok tata usaha adalah :
a.    Melaksanakan administrasi kepegawaian
b.    Melaksanakan administrasi keuangan
c.    Melaksanakan administrasi sarana prasarana
d.    Melaksanakan administrasi hubungan dengan masyarakat
e.    Melaksanakan adminstrasi persuratan dan pengarsipan
f.    Melaksanakan administrasi kesiswaan
g.    Melaksanakan administrasi kurikulum
h.    Melaksanakan administrasi layanan khusus

C.    KONDISI SAAT INI
Tata Usaha sebagai basis administrasi di sekolah saat ini ternyata masih banyak memerlukan pembenahan  untuk  memenuhi  kebutuhan sekolah. Antara lain kebutuhan akan ketersediaan data sekolah secara lengkap dan akurat, kebutuhan akan pelayanan yang cepat dan tepat, belum memberikan  peran yang optimal bagi perkembangan sekolah, masih “ ajeg “ seperti tak ada perubahan di sekelilingnya.

Hal-hal ini  antara lain disebabkan oleh :

1.    Pembagian tugas yang tidak mencakup  seluruh kegiatan administrasi di sekolah
2.    Tugas-tagas Ketatausahaan   dikerjakan komponen lain
3.    Pembagian tugas staff yang kurang jelas
4.    Putusnya rangkaian adminsistrasi
5.    Pandangan terhadap TU “ tidak penting”
6.    Kemampuan yang “terbatas”
7.    Tidak ada ada perencanaan dan evaluasi
8.    Tidak adanya laporan kerja dari masing-masing komponen Tata Usaha yang kemudian sebagai dasar evaluasi.
9.    Staff meeting belum dilaksanakan secara rutin.

D.    REPOSISI SEBUAH JAWABAN
1.    Reposisi dalam bidang pembagian tugas
Dalam pembagian tugas staff TU sebaiknya menyangkut seluruh administrasi sekolah  dan kegiatan  sekolah, sehingga setiap komponen dan kegiatan sekolah teradminstrasi di TU, maka pembagian tugas hendaknya mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2008
2.    Repoisi dalam bidang system administrasi
Dalam system adminstrasi ada 2 hal penting yaitu pencatatan dan pelaporan. Dalam hal pencatatan dapat dilakukan terdesentralisasi namun harus dibarengi dengan pelaporan yang tersentral, sehinggaa data yang ada dapat diolah dan dianalisa  dan selanjutnya menjadi bahan pengambilan kebijakan dan mengatasi masalah secara komprehensif  oleh pimpinan.
3.    Reposisi management TU
Dalam hal pelaksanaan management TU, yang diperlukan adalah :
a.    Perencanaan kegiatan
Kegitan yang direncanakan akan memberikan kepastian pekerjaan dan memberi semangat bekerja, karena jelas apa yang akan dilakukan dan jelas apa yang diharapkan.
Perencanaan ini paling tidak sebulan sekali, seluruh staf membuat perncanaan sesuai dengan tugasnya.
b.    Pengorganisasian kegiatan
Pengorganisaian oleh pimpinan, yaitu untuk singkronisasi dan saling mendukung dan saling terkait  dalam melaksanakan tugas dan juga memberikan fasilitas dan dorongan yang dibutuhkan oleh staf
c.    Penyusunan Laporan Kegiatan
Menyusun hasil atau realisasi kegiatan yang terdiri dari tugas yang telah direncanakan berupa catatan yang tersusun rapi dan sistematik.
d.    Pengawasan kegiatan
Pengawasan  dimaksudkan agar kemungkinan kesalahan dapat segera dibetulkan dan staf tetap dalam focus  dalam perencanaannya.
e.    Evaluasi kegiatan
Evaluasi kegiatan merupakan penilaian terhadap hasil kerja sesuai rencana yang telah disusun, melalui kegiatan
    Staff meeting, yang dilaksanakan secara berkala ( mingguan/bulanan) .
     Dalam kegiatan ini dibahas :
-    Evaluasi kerja berdasarkan laporan hasil kerja
-    Pembahasan permasalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan maupun yang belum terselesaikan.
-    Kebijakan /Informasi terbaru
-    Membuat rencana kerja ( minggu/bulan) untuk bulan berikutnya
4.    Reposisi pandangan “tidak penting”
Pandangan “Tidak Penting” disebabkan   bukan hanya berasal dari intern TU sendiri  (skil yang kurang, SDM sedang, dll ) tetapi juga berkaitan dengan kebijakan pimpinan yang kurang memberikan peran TU dalam kegiatan-kegiatan di sekolah,  hal ini juga memberikan kurang berkembangnya mental “ PD “ dan kemampuan personil yang ada.
Oleh karena itu perlu ada upaya,   yaitu :
a.    Peningkatan kualitas SDM TU
b.    Mendorong staff TU untuk aktif dalam kegiatan sekolah
c.    Pelibatan TU dalam kegiatan-kegiatan sekolah secara adil dan menyeluruh artinya setiap staf itu mempunyai pengalaman dalam setiap kegiatan sekolah baik semesteran maupun tahunan.
d.    Mendorong pelaksanaan  Tugas sesuai Permen Diknas N0. 24 tahun 2008
5.    Reposisi WKS  sebagai second manager bukan “ administrator”
Wakil Kepala Sekolah pada khakekatnya adanya Manajer ke dua setelah Kepala Sekolah, memang seharusnya hanya menangani managerial, tetapi pada kenyataannya administrasi WKS di kerjakan sendiri, padahal mestinya adminsistrasinya  dikerjakan oleh staff TU sehingga mereka dapat focus sebagai second manajer dan juga sebagi guru.(seperti dicontohkan oleh Kepala Sekolah sendiri, yaitu seluruh administrasinya diserahkan kepada TU)
Untuk ini memang perlu perubahan pandangan dan pengertian bersama, sehingga  staff TU  merupakan bagian tidak terpisahkan dari kegiatan  WKS itu sendiri
6.    Reposisi Manual ke ICT
Pemanfaatan  ICT merupakan suatu keharusan jika Tata Usaha tidak ingin tergilas oleh zaman, artinya bahwa dalam melaksankan tugas saat ini dituntut cepat, tepat, benar dan memuaskan.  Untuk itu yang dibuthkan tidak hanya ketersediaan hadrwere nya namun juga peningkatan  kemampuan staff  terhadapat ICT.

E.    Penutup
Tulisan ini hanya ulasan yang sangat singkat, namun mungkin dapat menjadi salah satu sumber renungan bersama. Tetapi pada khakekatnya kami ingin  mampu menjadi salah satu unsur yang memberikan daya dorong yang besar bagi peningkatan kualitas sekolah

Tinggalkan Pesan
Name (required)
Email (required)
Website
Captcha
Enter text above
Layanan ini diselenggarakan oleh TELKOM SOLUTION untuk dunia pendidikan di Indonesia. Mari kita majukan
bangsa Indonesia, melalui pemanfaatan Teknologi Informasi yang tepat guna pada dunia pendidikan Indonesia.